Документы работодателя при увольнении сотрудника

Блог

Выписка из формы СЗВ-СТАЖ (несмотря на то, что сама форма будет полностью введена в документооборот лишь с 2018 года) должна выдаваться, всем увольняющимся, которые не уходят после увольнения на пенсию. При выдаче этой выписки работодатель имеет право не сдавать за данного сотрудника досрочный отчет в ПФР.

По особому запросу самого увольняющегося работодатель обязан предоставить ему копии других служебных документов, непосредственно освещающих нюансы его трудовой деятельности. Также правом запросить нижеперечисленные бумаги обладают государственные органы, в некоторых случаях — сотрудники отдела кадров или службы персонала той компании, куда перешел работать уволившийся.

Медкнижка для приема на работу требуется только некоторым категориям трудящихся. В основном это лица, занятые в пищевом производстве, а также продавцы продуктовых отделов и некоторые группы сравнительно редких профессий, для которых необходимо хорошее здоровье и общее самочувствие. Медкнижка также является личной собственностью своего хозяина, она должна быть возвращена ему при расчете с ним в последний день работы.

Какие справки выдаются работнику при увольнении в 2018 году? Основной по-прежнему является известная многим справка по форме 2-НДФЛ. Ее оформление обязательно по первому требованию увольняющегося. Основанием для выдачи служит написанное им заявление. Во многих серьезных организациях (в первую очередь бюджетных) такую справку выдают автоматически. Она требуется в основном для обращения в городскую службу занятости или в налоговую — для получения вычета, если таковой полагается. Следует учитывать, что за недостоверные сведения, внесенные в данный документ, юридическое лицо — работодатель будет оштрафовано.

При увольнении, перед выплатой расчета на руки или переводом положенной суммы на банковскую карту бухгалтерия обязана выдать гражданину последний расчетный лист. В нем будет подробно указано, сколько ему причитается заработной платы, и за какой срок работы (включая сверхурочные и другую переработку), какова величина пособия и т. д. Основание 136-я статья Трудового кодекса России.

  • расчетный листок;
  • медицинская книжка;
  • справка о зарплате по форме 2-НДФЛ;
  • справки о размерах заработной платы;
  • информация о страховом стаже по новой форме СЗВ-М;
  • выписка по форме СЗВ-Стаж;
  • справка-расчет по страховым социальным взносам.
  • Какие документы при увольнении должен выдать работодатель в 2018 году

    Если вам не выдают какую-либо из этих бумаг, то вы вправе добиваться своего, ссылаясь на статьи 62, 69, 84.1 и 89 Трудового кодекса Российской Федерации. Невыдача или задержка хотя бы одной бумаги чревата для работодателя штрафными санкциями.

    За халатное отношение к законному праву работника получить при увольнении все полагающиеся документы работодателю — как организации, в целом, так и ее руководителю персонально — могут грозить солидные штрафы. Данное нарушение подпадает под категорию административных санкции, которые регулируются Кодексом об Административных правонарушениях.

  • копии производственных актов о произошедшем несчастном случае на производстве;
  • выписки из личного дела;
  • копии приказов о награждениях, поощрениях, переводах на другую должность и/или в другое место;копии приказов о выговорах и взысканиях (хотя они-то редко кому требуются);
  • копии приказов о приеме и увольнении;
  • справки о периодах работы в данной организации;
  • справки о зарплате, в т. ч. обо всех отчислениях и удержаниях, которые делаются из нее на законных основаниях;
  • сведения о штатном расписании организации (документ выдается только в отношении заявителя), и т. д.
  • Любому сотруднику, увольняющемуся с предприятия, где он был официально трудоустроен и получал «белую» зарплату, работодатель должен выдать целый комплект документов. В случае с «серой» зарплатой список обязательных к выдаче бумаг тот же, хотя в документации, касающейся заработков сотрудника, будет указана только их официальная часть.

    Кроме того, по требованию работника может быть выдана общая справка о зарплате за 3 последних месяца. В некоторых случаях она требуется при обращении на биржу труда, особенно если работник был уволен по сокращению, а значит, имеет право на пособие по безработице. В ней отражен средний заработок за месяц, который по определенному алгоритму рассчитывается на основе среднедневного заработка.

    По причине того, что функции ФСС были существенно урезаны, и фактически за фондом осталась только страховка «на травматизм», был изменен ряд формулировок — теперь большая часть информации «по соцстраху» направляется в налоговую. Данная справка необходима для начисления выплат по нетрудоспособности, т. е. оплаты больничного. Должна быть выдана увольняющемуся в день увольнения. В крайнем случае допустима задержка со стороны работодателя на 3 дня.

    1. Номер записи — номер определяют по количеству уже ранее внесенных в книжку записей, записывая порядковый номер текущей записи.
    2. Дата увольнения — число и год увольнения;
    3. Запись об увольнении с основанием по ТК РФ — необходимо указать основание, по которому расторгнуты трудовые отношения, прописать конкретную статью ТК РФ (без сокращений);
    4. Реквизиты приказа об увольнении — здесь пишут реквизиты (номер и дату) приказа об увольнении.

    Справку 182н подписывают руководитель компании или обособленного подразделения и главбух. При этом руководитель на основании приказа может делегировать эти полномочия другим сотрудникам. Например, бухгалтеру или кадровику. Ссылка на приказ, на основании которого сотрудник визирует ее за руководителя и главбуха, не нужна.

  • Об организации или ИП;
  • О работнике;
  • Обо всех выплатах работнику со страховыми отчислениями в фонды (зарплата и другие вознаграждения). Эти выплаты указываются по годам с занесением в отдельную строку информации за каждый год.
  • О количестве дней нетрудоспособности (по каждому году в отдельной строке) с сохранением среднего заработка без страховых отчислений. Эти данные называются исключаемыми периодами.
  • Заполнять форму можно вручную черной/синей шариковой ручкой или скачать бланк 182 н и подготовить его в электронном виде.

    Справка 2-НДФЛ. Еще один вид справки при увольнении в 2018 году — 2-НДФЛ. Для получения справки по форме 2-НДФЛ сотрудник должен написать заявление. Число обращений за справкой 2-НДФЛ к работодателю не ограничено. В случае ее утраты бывший сотрудник может повторно обратиться к бывшему работодателю. Отказать работнику в выдаче справки нельзя, возможен штраф.

    После получения трудовой книжки на руки работник должен расписаться о получении документа в журнале отдела кадров. По общему правилу книжку выдают работнику в день увольнения. Однако, есть исключение. Например, в случае предоставления отпуска с последующим увольнением. В этом случае книжку нужно выдать в последний день работы. Дожидаться окончания отпуска не следует.

    Документы от работодателя при увольнении 2018

    Сведения из реестра застрахованных лиц по форме ДСВ-3. Форма утверждена постановлением Правления ПФР от 09.06.2016 № 482п. Выдать ее надо при уплате дополнительных взносов на накопительную часть пенсии.

    Круглая печать компании на бланке не должна мешать прочтению фамилий лиц. А исправления не допустимы.

    Кстати, сотрудник в любое время вправе попросить, чтобы компания выдала ему индивидуальные сведения. В таком случае подготовьте документ в течение 5 календарных дней с момента, когда получили заявление о выдаче.

    Заполните форму на основе данных бухучета и отчетности в фонды. Основные разделы — 3 и 4.

    Также надо проставить подписи сторон, удостоверяющие факт увольнения. Здесь в обязательном порядке должна стоять подпись самого увольняющегося работника, а также подпись представителя работодателя — директора или начальника отдела кадров.

    При увольнении в трудовой книжке необходимо заполнить все четыре столбца, которые содержит книжка:

    При увольнении какие выдаются документы на руки сотруднику в 2018 году

    Прекращение трудового договора – серьезный процесс, требующий у работодателя внимания и точного соблюдения норм закона. Законодательство, регулирующее данный вопрос, в текущем году никаким образом не изменилось, по-прежнему действует Трудовой Кодекс. Его статья 84.1 определяет порядок увольнения, в том числе разъясняет подробности об обязательной выдаче документов.

    Иногда бывают случаи, когда по новому месту работы сотрудник заболел или обращается за предоставлением отпуска по беременности. Для полного расчета больничного в бухгалтерии потребуется информация о доходе за последние два года. В этих целях при увольнении, либо после него, нужно запросить у бывшего работодателя справку для больничных. Готовится такая справка в течение 3 дней и имеет форму № 182н.

    Работодатель должен выдать работнику следующие бумаги при увольнении:

  • паспорт;
  • трудовая книжка;
  • имеющиеся бумаги об образовании;
  • справка о доходе за три месяца.
  • Сотрудник также вправе запросить в кадровом органе иные свидетельства, касающиеся его трудовой деятельности. Это могут быть факты о стаже, копии приказов о трудоустройстве, о переназначении на другую должность, о поощрении, о награждении, об увольнении. На всех копиях запрошенных документов должна стоять печать и подпись сотрудника кадрового аппарата, в противном случае они будут признаны недействительными.

    При выдаче трудовой книжки работник расписывается в книжке, в книге учета трудовых книжек и карточке формы № Т 2 о том, что получил на руки ее. Ответственность за несвоевременную выдачу трудовой книжки ложится на директора организации, так как в случае допущенных нарушений и промахов, гражданин вправе обратиться в суд для компенсации ему вреда и упущенной выгоды, расценивая действия как препятствие для трудоустройства на новое место.

    После увольнения гражданин вправе подать заявление в Центр занятости. Для этого ему необходимы документы для биржи труда после ухода работника по собственному желанию:

  • трудовая книжка – ценный документ. Она подтверждает весь стаж трудовой деятельности с момента ее начала по настоящее время;
  • документ из бухгалтерии о доходе по трем месяцам. Она необходима в случае обращения на биржу труда;
  • справка 2-НДФЛ за год. Она обязательна для людей, желающих в будущем получить налоговый вычет;
  • о пенсионных отчислениях застрахованного лица в Пенсионный Фонд.
  • При увольнении по сокращению штатов работнику за 2 месяца выдают уведомление, где он ставит свою подпись. Такое уведомление также является связанным с процессом ухода сотрудника и обязательным к выдаче.

    Справка 2 НДФЛ выдается при увольнении бухгалтером организации. Периодом отражения сведения в таком документе является текущий год. Она показывает весь доход сотрудника по каждому месяцу, все удержания налогов, осуществляемые работодателем.

    Таким образом, законодательство точно регламентирует процедуру расторжения трудового договора и перечень бумаг, необходимых к выдаче сотруднику работодателем. При уходе рядового сотруднику, кадровый работник выдает все вышеуказанные документы. Трудовая книжка выдается строго в обязательном порядке именно в день расторжения договора, даже если работник не сдал в срок какие-либо материальные ценности и не подписал свой обходной лист.

    Кроме того, по письменному обращению работнику могут выдаваться иные свидетельства, документ о стаже, например. Любая просьба сотрудника о выдаче какого-либо документа должна быть принята руководителем во внимание.

    При увольнении работнику должны выдать все документы, которые требуются для трудоустройства в другой организации. Порядок выдачи бумаг один для всех. Он никак не отличается при увольнении по собственному желанию или если работник попал под сокращение.

    Сервис «Мое дело» не ограничивает свой функционал простым заполнением документов. На него можно переложит ведение налогового и бухгалтерского учета, при этом расценки на услуги учета значительно меньше аналогичных услуг от оффлайн-фирм.

    Моё дело помогает правильно вести бухгалтерию, сдавать отчётность и уплачивать налоги точно в срок:

    Помощь в ведении бизнеса, бухгалтерии, от онлайн сервиса «Моё дело»

    Указанные бумаги выдаются при увольнении единожды и не позже чем через год с момента увольнения работника. Дубликаты документов подшиваются к личному делу сотрудника, а факт их выдачи фиксируется в специальном журнале.

    Также работодатель не должен задерживать выдачу медицинской книжки, которая нужна при трудоустройстве в организациях, связанных с обслуживанием населения. По закону медицинская книжка должна храниться в отделе кадров компании. Документ выдается работнику сразу после расторжения трудового договора. Однако за отказ выдать медицинскую книжку ответственность не предусмотрена.

    Если сотрудник обратится в суд, то работодателя могут обязать выплатить денежную компенсацию за все время задержки. Увольнение сотрудника, который работал по совместительству, происходит по такому же принципу. Единственным отличием является то, что запись в трудовую книжку сотрудника не вносится вообще или это делается по желанию работника.

    Документы при увольнении персонала

    Сделать все платежи и оформить все документы работодателя самостоятельно можно в ручную или использовать специальный онлайн-сервис.

    Справка о доходах необходима, если в будущем работник планирует обратиться за пособием по временной нетрудоспособности. Она требуется для проведения соответствующих расчетов. Если работодатель нарушил правила выдачи документов при увольнении, это может рассматриваться как препятствие в трудоустройстве бывшего сотрудника.

  • система связанных вопросов-ответов;
  • автозаполнение унифицированных и нетиповых форм документов с примерами и подсказками;
  • актуальная база нормативно-правовых документов с возможностью отслеживания изменений;
  • формирование и сдача электронной отчётности;
  • профессиональные консультации экспертов и пр.
  • Основные документы, выдаваемые при увольнении на руки бывшему сотруднику трудовая книжка, справка о размере заработной платы сотрудника.

    Весь перечень полезных услуг, для предпринимателей:

    Справка 2НДФЛ выдаётся налоговым агентом, в том числе и работодателем, и подтверждает доход налогоплательщика (в случае трудовых отношений — работника) и сумму уплаченного с этого дохода налога.

    Среди работодателей распространено мнение, что при увольнении работнику достаточно выдать трудовую книжку и произвести с ним расчёт. Но это неверно: только возвратом трудовой книжки обязательства работодателя не исчерпываются. Есть набор обязательных документов, которые работник должен получить при расчёте. Кроме того, по его запросу работодатель будет обязан выдать и дополнительные бумаги как при увольнении, так и в любой момент после него.

    Какие документы выдаются работнику при увольнении в 2018 году

    Выписка из форм СЗВ-СТАЖ и СЗВ-М отражают страховой стаж, полученный у конкретного работодателя, и сумму отчислений в Пенсионный фонд, сделанных тем за него.

    Особый случай представляет собой ситуация, когда налогоплательщик получил право на налоговый вычет за приобретение жилья и реализует его через работодателя, получая на руки весь начисленный доход без удержания из него налога. После увольнения документ из налоговой, подтверждающий право на вычет и передаваемый в бухгалтерию по месту работы, нужно оформить уже на нового работодателя. Для этого в ИФНС подаётся полный комплект документов, включая справки 2НДФЛ ото всех налоговых агентов.

    • рассчитать оплату больничного;
    • оформить стандартный налоговый вычет, в том числе на детей;
    • начислить другие компенсации или предоставить льготы.

    Форма СЗВ-М охватывает последний месяц работы, но по желанию работника может распространяться и на любой другой период вплоть до всего фактически отработанного у работодателя времени. Но с оговоркой: поскольку эта форма появилась в 2016 году, охватывать более ранние периоды она не может.

    Выписки из сведений персонифицированного учёта получают и те, кто сотрудничает с организациями по гражданско-правовым договорам. В этом случае документы выдаются в день окончания такого договора.

    Чаще всего востребованными оказываются такие документы:

    Даже если работник не планирует становиться официальным безработным, справку взять не помешает. Нельзя исключить, что она пригодится впоследствии при назначении пенсии в качестве дополнительного подтверждения стажа и заработка.

    Справка о среднем заработке за последние три месяца пригодится увольняемому, если он планирует встать на учёт в центре занятости населения. В конкретном регионе для такой справки может быть предусмотрена своя форма. Уточнить этот момент лучше в своём центре занятости до увольнения. Для этого надо туда обратиться, сообщить, что вам предстоит увольнение, и попросить бланк справки, который затем передать работодателю.

    Трудовая книжка с записью об увольнении выдаётся работнику в последний рабочий день.

    Страницы трудовой книжки с записью об увольнении по собственному желанию в связи с выходом на пенсию

    Документы при увольнении

    Так, в общем случае к работодателю, который знал, какие документы отдают при увольнении, но не выдал их увольняющемуся работнику, будут применены положения ст. 5.27 ТК РФ. В частности, на должностное лицо, ответственное за это нарушение, может быть наложен штраф размером от одной до пяти тысяч рублей: как правило, в роли этого должностного лица выступает руководитель кадровой службы. Кроме того, денежный штраф в более крупном размере может быть наложен и на саму организацию: согласно закону, он составляет от 30 до 50 тысяч рублей.

    В целях подтверждения достоверности таких документов они должны быть заверены в соответствии с порядком, предусмотренным Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст, утвердившим ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

    Увольнением сотрудника предполагает прекращение трудовых отношений с ним, оформляемое расторжением трудового договора. Действующее трудовое законодательство предусматривает достаточно обширный список возможных оснований для увольнения, зафиксированный в ст. 77 ТК РФ: в общей сложности он насчитывает 11 ключевых оснований для прекращений трудовых отношений и включает в себя указание на возможность применения дополнительных причин в случае, если они предусмотрены Трудовым кодексом или иными нормативными документами.

    Свое согласие на почтовую отправку работник должен подтвердить в письменной форме. Аналогичный порядок действует в случае, если сотрудник отказался получить пакет документов в день увольнения. Такие правила поведения работодателя в данной ситуации установлены ст. 84.1 ТК РФ и п. 2 приложения № 2 к Приказу Минтруда от 30.04.2013 N 182н.

    Вопрос о том, какие документы должны выдать при увольнении, и каковы сроки их предоставления, предполагает, что обязанности работодателя в этом отношении контролируются законодательно. В случае их нарушения к нему могут быть применены установленные меры ответственности. При этом порядок их применения будет зависеть от того, какие именно обстоятельства сопровождали нарушение сроков выдачи требуемых документов.

    Обратите внимание! Если уволившийся работник, пока не получивший трудовую, обратился к работодателю с письменным заявлением о ее выдаче, такое заявление должно быть удовлетворено в трехдневный срок.

    При этом вне зависимости от того, какая именно причина послужила основанием для принятия решения об увольнении работника, и кто был инициатором такого решения, для его оформления необходимо применять общий порядок, установленный ст. 84.1 ТК РФ. Например, он используется в том числе для определения перечня документов при увольнении по собственному желанию. В соответствии с этим разделом ТК, в день увольнения работодатель обязан выдать работнику следующие документы:

    Работникам кадровых служб следует учитывать, что с 1 июля 2018 года данный ГОСТ утрачивает силу по причине вступления в силу Приказа Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст утвердившего ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

    В случае, если по тем или иным причинам работнику требуются другие документы, связанные с периодом его работы в данной организации, при увольнении он имеет право запросить копии таких бумаг. Для того, чтобы уведомить организацию, какие документы нужны при увольнении, и получить их, ему необходимо обратиться к работодателю с соответствующим письменным заявлением.

    Ст. 84.1 ТК РФ устанавливает ряд случаев, когда работодатель может быть освобожден от ответственности за нарушение установленных сроков выдачи документов при увольнении. К ним относятся следующие обстоятельства:

    В некоторых случаях обстоятельства могут сложиться так, что непосредственно в день увольнения работник отсутствует на рабочем месте, и, таким образом, работодатель не имеет возможности передать ему трудовую книжку и определить, какие документы выдают при увольнении в данном случае. В этом случае ему следует направить в адрес сотрудника сообщение о том, что ему необходимо появиться на работе, чтобы забрать документы, либо согласиться на их отправку посредством почтовой связи.

    Обратите внимание! Перечисленные документы работодатель обязан выдать увольняющемуся работнику без его дополнительной просьбы.