Возместить расходы за проживание

Блог

Почти в каждой гостинице есть кафе или ресторан, и постояльцам может быть предложен завтрак. Если стоимость питания выделена в счете гостиницы отдельно, то затраты на оплату питания организация не сможет включить в расходы на проживание. Объясняется это тем, что стоимость еды возмещается за счет суточных. Более того, с этой суммы необходимо будет заплатить НДФЛ. Об этом сказано в письме Минфина России от 14.10.09 № 03-04-06-01/263. Чиновники пояснили, что оплата питания в гостинице не является компенсацией расходов по найму жилого помещения, поэтому она должна облагаться НДФЛ. В письме рассмотрена следующая ситуация. В организации была установлена норма суточных. Но если в гостинице командированному работнику предоставлялось одноразового питания, организация выплачивала суточные не в полной сумме (по норме), а в размере 75 процентов от нормы. По сути, организация частично компенсировала расходы на питание за счет суточных. Но финансисты этот факт не приняли во внимание.

Командировочные расходы: как учесть затраты на проживание

Тем не менее, некоторые гостиницы продолжают выписывать счета по форме № 3-Г. Может ли такой документ служить основанием для включения в расходы стоимости проживания? Ответ чиновников однозначный: нет, не может (письма Минфина России от 07.08.09 № 03-01-15/8-400 и от 18.08.10 № 03-03-06/1/556). Ссылаясь на постановление № 359, специалисты Минфина отмечают: гостиницы могут использовать самостоятельно разработанный бланк строгой отчетности. В нем обязательно должны быть реквизиты, указанные в пункте 3 Положения*, утвержденного постановлением № 359. При этом, добавляют чиновники, утверждение формы такого документа уполномоченными федеральными органами исполнительной власти, в том числе Минфином России, не требуется. Если же гостиница применяет контрольно-кассовую технику, то в качестве документа, подтверждающего оплату ее услуг, она выдаст кассовый чек.

Рассмотрим следующую ситуацию: командированный работник не приложил гостиничный счет к авансовому отчету, но компания все равно выплатила ему определенную сумму на проживание. Например, такая ситуация возможна, если потеряны документы, подтверждающие оплату услуг гостиницы. Либо командированный сотрудник во время служебной поездки проживал у родственников или знакомых. Очевидно, что выплаченную сотруднику сумму компания не сможет отнести на уменьшение налогооблагаемой прибыли. Ведь у нее не будет документов, подтверждающих расходы.

Расходы на проживание командированных сотрудников в номерах повышенной комфортности могут привлечь повышенное внимание налоговиков. В этом случае минимизировать налоговые риски позволит соответствующая запись в коллективном договоре или в положении о командировках. Например, там может быть сказано, что рядовые сотрудники компании обязаны пользоваться стандартными номерами гостиниц, а руководящий состав может проживать в номерах класса «люкс», «полулюкс».

В этой связи можно упомянуть письмо Минздравсоцразвития России от 06.08.10 № 2538-19. В нем чиновники ответили на вопрос о том, надо ли облагать страховыми взносами стоимость услуг гостиницы, если цена номера за сутки включает стоимость завтрака и это подтверждается данными прайс-листа гостиницы. По мнению специалистов министерства, в этом случае начислять страховые взносы не надо. Заметьте, что в такой ситуации в счете обычно завтрак не упомянут, либо упомянут, но не приводится его отдельная стоимость. Можно предположить, что в иной ситуации (когда в цену номера не включается стоимость завтрака, а проживающим эта услуга предлагается за отдельную плату), чиновники высказались бы иначе.

Хотелось бы отметить, что в судебной практике есть случай, когда организации удалось отстоять расходы за проживание одного командированного лица в двух гостиничных номерах (постановление ФАС Московского округа от 05.03.09 № КА-А40/935-09). Организация пояснила, что второй номер использовался командированным сотрудником (заместителем генерального директора) для ведения переговоров с представителями заказчика, субподрядчиков. Как известно, расходы на командировки, в частности, на наем жилого помещения, списываются на основании пункта 12 статьи 264 НК РФ. При этом Налоговый кодекс не содержит никаких ограничений в отношении помещений, в которых может проживать командированный сотрудник. Суд согласился с таким подходом.

Обратите внимание. Если командированный сотрудник оплачивает услуги гостиницы с помощью кредитной карты, то для учета расходов недостаточно будет иметь только справку о произведенной трансакции, выданную гостиницей (письмо Минфина России от 16.10.09 № 03-03-06/1/666). Основным документом, подтверждающим оплату услуг проживания, в этом случае также будут разработанный гостиницей БСО либо кассовый чек.

Такой же вывод чиновники сделали в отношении ЕСН. Учитывая, что в настоящий момент вместо ЕСН платятся страховые взносы, не исключено, что проверяющие воспользуются подобным подходом и в отношении взносов.

Продолжаем публиковать цикл статей, посвященных учету командировочных расходов. В первой статье Альбина Островская, ведущий консультант ООО «Консалтинговая группа «Таксоптима» рассказала о спорных ситуациях, связанных с учетом расходов на проезд работника к месту выполнения служебного задания и обратно. В новой статье речь пойдет о расходах на наем жилого помещения для командированного сотрудника.

Раньше гостиницы могли использовать бланк строгой отчетности «Счет» по форме № 3-Г. Он служил документом, подтверждающим как оплату услуг гостиницы, так и факт проживания в ней. Однако в настоящее время данный бланк применять нельзя. В соответствии с постановлением Правительства РФ от 06.05.08 № 359 (далее — постановление № 359) эта форма, как и другие старые БСО, прекратила действовать с 1 декабря 2008 года.

Что касается вычета НДС, то сумму этого налога, указанную в счете гостиницы, компания сможет принять к вычету. Чиновники утверждают, что применить вычет можно только в том случае, если счет гостиницы оформлен на бланке строгой отчетности, а сумма НДС выделена отдельной строкой (письма Минфина России от 21.12.07 № 03-07-11/638 и от 23.12.09 № 03-07-11/323).

Некоторые организации во избежание претензий со стороны налоговиков предпочитают расплачиваться с гостиницами не через командированное лицо, а напрямую. То есть переводят деньги безналичным путем. В этом случае гостиница, являющаяся плательщиком НДС, выпишет акт оказанных услуг, а также счет-фактуру. На основании акта компания учтет расходы на проживание командированного сотрудника.

Работодатель обязан возмещать командированному сотруднику расходы, связанные со служебной поездкой (ч. 1 ст. 168 ТК РФ). Компания возмещает сумму расходов в рублях.

Курс обмена валюты банка на 20 августа — 72,7085 руб. Компания должна выплатить работнику компенсацию в размере 14 541,70 руб. (200 евро × 72,7085 руб.).*

Как правило, авансовый отчет оформляют по унифицированной форме № АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55. На оборотной стороне авансового отчета работник указывает потраченные суммы в рублях (образец ниже).*

Сумму компенсации в рублях нужно определить по курсу обмена, который был на момент проведения платежа. Для подтверждения курса обмена работнику нужно взять в банке справку о движении денежных средств на его банковской карте.

Некоторые слова на иностранном языке можно не переводить – зарегистрированные товарные знаки, например название авиакомпании в авиабилете (ст. 6 Конвенции об охране промышленной собственности от 20 марта 1883 г.). Так же поступайте в отношении текста, который не имеет существенного значения для подтверждения произведенных расходов. Например, в авиабилете на иностранном языке – условия применения тарифа, правила авиаперевозки, правила перевозки багажа и другая подобная информация (письма Минфина России от 24 марта 2010 г. № 03-03-07/6, от 14 сентября 2009 г. № 03-03-05/170).

Как правильно возместить сотруднику расходы на проживание в гостинице

Коммерческий курс валюты должен быть указан в документе, который банк обязан выдать человеку. Форму документа банк устанавливает самостоятельно. Его распечатывают в одном экземпляре и выдают клиенту. Документ подписывает кассир. Вносить исправления в распечатку нельзя. Об этом говорится в пунктах 4.9 и 4.10 Инструкции Банка России от 16 сентября 2010 г. № 136-И.

Предположим, что работник не представил справку о движении средств на своем счете. В этом случае можно направить в банк, выпустивший карту работника, запрос о курсе обмена валюты на определенный день. Письменный ответ банка нужно приложить к авансовому отчету.*

В коллективном договоре или в приказе о направлении в загранкомандировку нужно определить условия выплаты компенсации. Например, можно указать, что при снижении официального курса иностранной валюты расчеты с командированным проводятся по коммерческому курсу на дату выдачи аванса и на дату утверждения авансового отчета. Подобная оговорка избавит сотрудника от необходимости погасить перерасход за счет личных денег.

Один из способов обеспечения командированного сотрудника валютой – ее покупка в банке. Без ограничений приобрести наличную валюту могут только граждане. У организаций такого права нет – все валютные операции они должны проводить через свои счета в банках.

В ЗАГРАНКОМАНДИРОВКЕ РУБЛЕВОЙ КАРТОЙ, НО В ИНОСТРАННОЙ ВАЛЮТЕ

– возвращен остаток неизрасходованной подотчетной суммы.

Для подтверждения оплаты командировочных расходов понадобятся также оригиналы всех документов, связанных с платежами по банковской карте: квитанции банкоматов, слипы (квитанции электронных терминалов).*

Учитывая указанное, государственным служащим, а также другим лицам, направляемым в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств, возмещение расходов на проживание в гостинице должно осуществляться в размере, указанном в подтверждающих документах, удостоверяющих стоимость услуг по проживанию (при этом указанные расходы не должны превышать предельные суммы расходов на наем жилого помещения, установленные постановлением Кабинета Министров Украины от 02.02.2011 г. № 98 «О суммах и составе расходов на командировку государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств».

Проживание в командировке: нюансы возмещения расходов от Минфина

Заместитель министра — руководитель аппарата

Досадно за такое законодательное упущение, но делать нечего: если по возвращении из служебной командировки работник предоставил вам квитанцию об уплате комиссионного сбора за оплату стоимости проживания, то компенсировать такие расходы нельзя.

Поэтому мы попросили Минфин разъяснить этот вопрос. Главный финорган не стал ходить вокруг да около, а констатировал: возмещение расходов за услуги банков в связи с оплатой за проживание в гостиницах (мотелях), других жилых помещениях ни Инструкцией № 59, ни постановлением № 98 не предусмотрено.

Согласно абз. 23 п. 1.3 Правил № 19 2 в гостиницах сутки проживания (за которые производится оплата) устанавливаются исходя из расчетного часа — часа, при наступлении которого потребитель должен освободить номер в день выезда и после которого осуществляется заселение в гостиницу. Обычно расчетный час с 12:00 текущего дня до 12:00 следующего дня. Соответственно, если командированный работник:

2. Постановлением Кабинета Министров Украины от 02.02.2011 г. № 98 « О суммах и составе расходов на командировку государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств» и Инструкцией о служебных командировках в пределах Украины и за границу, государственных служащих, утвержденной приказом Министерства финансов от 13.03.1998 г. № 59, определен исчерпывающий перечень расходов, возмещаемых работнику при осуществлении им оплаты стоимости проживания в гостиницах (мотелях), других жилых помещениях за время пребывания в командировке.

В вышеприведенной консультации мы подчеркивали: о компенсации таких расходов в Инструкции № 59 не сказано. При этом «зацепиться» за какую-то норму этого документа с целью решения вопроса тоже нельзя.

Возмещение расходов за услуги банков в связи с оплатой за проживание в гостиницах (мотелях), других жилых помещениях указанным законодательством не предусмотрено.

Министерство финансов <. > рассмотрело письмо <. > о служебных командировках и сообщает.

3 Постановление КМУ «О суммах и составе командировочных расходов государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, полностью или частично содержащимися (финансируемыми) за счет бюджетных средств» от 02.02.2011 г. № 98.

Так, в п. 5 разд. І Инструкции № 59 сказано, что работнику возмещают расходы на наем жилого помещения в расчете одного места в гостинице (мотеле). Получается, если читать буквально, то речь идет только об оплате за проживание. А вот о расходах, сопутствующих такой оплате — ни слова. К примеру, в отношении расходов на проезд сказано четко: расходы на проезд возмещаются в размере стоимости проезда с учетом всех расходов, связанных с приобретением проездных билетов (п. 6 разд. І Инструкции № 59). К сожалению, для оплаты расходов на проживание такого уточнения не сделано.

Следует отметить, что в соответствии с Правилами пользования гостиницами и аналогичными средствами размещения и предоставления гостиничных услуг, утвержденными приказом Государственной туристической администрации Украины от 16.03.2004 г. № 19, плата за предоставление гостиничных услуг взимается согласно единому расчетному часу — 12.00 текущих суток по местному времени. При проживании в гостинице меньше одних суток и в случае раннего заезда (до расчетного часа) или позднего выезда (после расчетного часа) гостиница самостоятельно определяет размер платы за предоставление гостиничных услуг.

При отражении расходов, связанных с выплатами физическим лицам, важным является их разграничение между элементами видов расходов 112 «Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда» и 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд»:

  • суточные – 2 000 руб. (перечислены на банковские карты сотрудников);
  • на проезд до места командировки – 6 000 руб. (выданы наличными денежными средствами).
  • Расходы на проживание оплачены учреждением по договору с гостиницей в размере 10 000 руб.

  • 100 руб. – при командировании в пределах РФ, кроме Москвы и Санкт-Петербурга;
  • 300 руб. – при командировании в Москву и Санкт-Петербург.

Обращаем внимание читателей на следующее:

  • работникам, заключившим трудовые договоры о работе в федеральных государственных учреждениях, федеральных государственных органах, – нормативными правовыми актами Правительства РФ;
  • работникам, заключившим трудовые договоры о работе в государственных учреждениях субъектов РФ, государственных органах субъектов РФ, – нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов РФ;
  • работникам, заключившим трудовые договоры о работе в муниципальных учреждениях, органах местного самоуправления, – нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.
  • Таким образом, если речь идет о расходовании средств федерального бюджета, то применяются порядок и нормы, утвержденные постановлениями Правительства РФ от 02.10.2002 № 729, от 26.12.2005 № 812, если автономное учреждение финансируется из бюджета субъекта или муниципалитета, то применяются документы, утвержденные соответствующим органом. Например, Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работников государственных учреждений Республики Крым утверждены Постановлением Совета министров Республики Крым от 26.12.2014 № 624. Данным документом установлены следующие размеры суточных:

    2. Расходы на проживание, в том числе на аренду квартиры в месте командировки (Письмо Минфина РФ от 05.12.2011 № 03‑03‑

  • по форме, в которой они осуществляются (денежная или натуральная);
  • по типу получателей (действующие или бывшие работники (служащие), иные категории граждан).
  • При отражении расходов, связанных с командированием работников, необходимо учитывать, что:

    Выплата работнику зарплаты за период командировки будет противоречить положениям ТК РФ (Письмо Роструда от 05.02.2007 № 275‑6‑0).

    Возмещение командировочных расходов в 2016 году: отражение в учете по новым правилам

  • выдача командируемым работникам наличных денежных средств (или их перечисление на банковские карты сотрудников) под отчет для приобретения проездных билетов и (или) оплаты найма жилых помещений отражается по соответствующим элементам вида расходов 112;
  • оплата билетов для проезда к месту командировки и обратно и (или) найма жилых помещений для командируемых работников по договорам (контрактам) отражается по коду вида расходов 244.
  • Рассмотрим несколько примеров по возмещению командировочных расходов с применением положений Указаний № 65н.

    1. Командировочные расходы (суточные), выплаченные в размере, не превышающем за каждый день нахождения командировки по РФ 700 руб., загранкомандировки – 2 500 руб., не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами (п. 3 ст. 217 НК РФ, Письмо Минфина от 12.10.2015 № 03‑04‑05/58060, ст. 9 Федерального закона № 212‑ФЗ [2] ).
    2. Расходы на проезд и проживание в командировке не облагаются НДФЛ и страховыми взносами полностью, если эти расходы подтверждены документами (п. 3 ст. 217 НК РФ, ч. 2 ст. 9 Федерального закона № 212‑ФЗ, Письмо Минфина РФ от 29.01.2015 № 03‑04‑06/3305).
    3. При отсутствии документов, подтверждающих расходы сотрудника организации на проезд до места командирования и обратно, суммы возмещения организацией-работодателем таких расходов подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами в установленном порядке. По мнению чиновников Минфина и Минтруда, в данном случае теряется непосредственно компенсационный характер названных денежных выплат, и они рассматриваются как выплаты в рамках трудовых отношений (письма Минфина РФ от 08.05.2015 № 03‑03‑06/1/26918, Минтруда РФ от 03.07.2015 № 17‑3/В-326)

    В соответствии с Указаниями № 65н расходы автономного учреждения будут отражены в учете следующим образом:

  • затраты на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
  • обязательные консульские и аэродромные сборы;
  • сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
  • расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
  • иные обязательные платежи и сборы.
  • Кроме возмещения перечисленных расходов, за дни нахождения в командировке работнику выплачивается средний заработок (ст. 167 ТК РФ).

    Существенные требования утвержденной структуры видов расходов установлены в подразд. 5.1.1 данного раздела. В частности, нужно обратить внимание на следующие положения этого документа.

    С учетом ограничения предельных сумм расходов на проживание, установленных Постановлением № 98, работнику бюджетного учреждения могут возместить расходы за двое суток проживания в сумме не более чем 1440 грн, в т. ч. НДС 240 грн. Конечно, с разрешения руководителя может быть возмещена и большая сумма, но, скорее всего, по этому поводу у контролеров возникнут вопросы.

    Заметим: для возмещения расходов, понесенных в командировке на наем жилых помещений, к авансовому отчету нужно приобщить, кроме гостиничного счета, еще и расчетный документ, подтверждающий оплату услуг. Оригинал квитанции (счета) на оплату стоимости проживания в гостинице (мотеле), другом жилом помещении должен содержать конкретную информацию о командированном работнике, а именно: фамилию лица, за проживание которого произведена оплата; срок проживания лица в гостинице; стоимость нанятых номеров отеля; виды и стоимость включенных в квитанцию (счет) расходов.

    В первую очередь выясним, что указывают в гостиничном счете, то есть что именно по нему оплачивается. Цену номера (места), стоимость дополнительных услуг, в т.ч. бронирование, гостиница устанавливает самостоятельно, а форму оплаты определяют договором между потребителем/заказчиком и гостиницей. Но гостиница может применять суточную или почасовую оплату гостиничных услуг (п. 3.5 Правил № 19).

    В случае проживания в гостинице менее одних суток или раннего заезда (до расчетного часа) либо позднего выезда (после расчетного часа) отель самостоятельно определяет размер платы за предоставление гостиничных услуг (абз. 3 п. 3.8 Правил № 19).

    Поэтому при определении расходов на проживание для госслужащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств, данные расходы возмещают в размере, указанном в подтверждающих документах. Но расходы на проживание в гостинице за сутки не должны превышать предельных сумм расходов на наем жилого помещения, приведенных в приложении 1 к постановлению КМУ от 02.02.2011 г. № 98 (далее — Постановление № 98).

  • возместить сумму фактических расходов на проживание согласно подтверждающим документам — с разрешения руководителя;
  • если руководитель не дал разрешения — компенсировать расходы на проживание в рамках предельных сумм, определенных Постановлением № 98(не более 600 грн в сутки);
  • в случае, когда руководитель установил предельную сумму расходов на проживание в размере меньше 600 грн (выдав соответствующий приказ или распоряжение), то возмещают расходы в пределах суммы, установленной руководителем.
  • Графа «Послуга» форма № 4-г должна содержать перечень основных и дополнительных услуг гостиницы, предоставленных проживающему за определенный период, и налогов на данные услуги. Сумма к оплате рассчитывается ежесуточно согласно перечню фактически полученных услуг вместе с суммами НДС и гостиничного сбора, и указывается общая сумма к уплате (п. 2.4 Инструкции о порядке ведения документооборота при предоставлении гостиничных услуг в ГП «Укркомунобслуговування», утвержденной приказом Госстроя от 13.10.2000 г. № 230).

    Форма гостиничного счета (форма № 4-г) утверждена приказом Госстроя Украины от 13.10.2000 г. № 230. Она используется для оформления расчетов с гражданами за основные и дополнительные услуги, полученные в гостинице. Ее рекомендуют применять отелям независимо от подчиненности и формы собственности (см. письмо Госстроя от 06.03.2002 г. № 5/3-197).

    До 18.04.2017 г. предельная сумма расходов на проживание в пределах Украины составляла 250 грн в сутки (без НДС), а с 19.04.2017 г. стала 600 грн.

    Но в гостиничный счет (форма № 4-г) вносят также данные о прибытии клиента в отель и выбытие из него, по которым как раз и можно определить количество суток проживания в гостинице. Однако Постановление № 98, ограничивающее расходы в командировке работников бюджетных учреждений, не предусматривает пропорционального расчета суммы расходов на наем жилья в зависимости от того, сколько часов в сутки работник проживал в гостинице.

    (примечание 1 приложения 1 к Постановлению № 98)

    Оплата расходов на проживание в гостинице: как считать сутки и возмещать ли комиссию банку

    (комментарий к письму Минфина от 17.02.2017 г. № 31-08030-16-10/4511)