Выдача подотчетных сумм работникам по заявлению

Блог

Реквизиты расчетного счета для перечисления денежных средств:

Выдачу денег в подотчет важно оформить правильно. При наличии ошибок в подтверждающих документах налоговая может включить эти суммы в доход работника и обложить их НДФЛ.

Прошу перечислить мне под отчет две тысячи пятьсот рублей (2 500) на хозяйственные нужды. А именно: на закупку канцелярских товаров для офиса.

Обращаем ваше внимание! Выдача денег в подотчет возможна только в том случае, если за работником на момент выдачи денег не числится задолженность перед организацией.

3. Линейка деревянная «Москва», 2 шт. – 2 на 50 руб. = 100 рублей.

Бухгалтер Арбузова М.В: Арбузова 14 августа 2017 года

Выдача подотчетных сумм в 2017 году

Основанием для перечисления денежных средств под отчет будет являться заявление работника. В заявлении помимо всего прочего работнику нужно будет указать реквизиты его банковской карты.

Руководитель ООО «Рассвет»: выдать Аристовой С.Ю. денежные средства на закупку канцтоваров.

Расчеты с работником по ранее выданным суммам: задолженность между Аристовой С.Ю. и ООО «Рассвет» на 14 августа 2017 года отсутствует.

Обязательной формы для данного заявления законодательством не предусмотрено. Вы можете использовать нашу форму из образца:

Заявление о перечислении подотчетных сумм на карту может быть оформлено таким образом:

3. Линейка деревянная «Москва», 2 шт. – 2 на 50 = 100 рублей.

Подотчетные средства подрядчикам. Наличные по заявлению могут получать штатные сотрудники и подрядчики. И в старом, и в новом порядке ведения кассовых операций предусмотрено, что деньги под отчет получают работники. В прежнем кассовом порядке не было этого термина. Поэтому надо было применять определение из других отраслей права, а именно из Трудового кодекса.

А с них надо удержать НДФЛ. Для выдачи подотчетных сумм по безналу надо выполнить еще несколько условий:. В назначении платежа необходимо написать, что это подотчетные средства. Тогда не будет путаницы, какие суммы компания выдавала — под отчет, зарплату, дивиденды и т. п.

Обо все по порядку. Заявление на выдачу подотчетных сумм. Выдача под отчет наличных. Заявление на подотчетные средства должны писать как обычные сотрудники, так и директор. Если заявления не будет, то есть риск назначения штрафа до 50 тыс.

03. 14 № 3210-У). Но в комментируемом письме Минфин уточнил, что от сотрудника надо взять письменное заявление, даже если он получает деньги на карту. В заявлении сотрудник должен написать реквизиты карты. Компания может разработать типовую форму заявления на перечисление денег под отчет на карту сотрудника с расчетного счета и включить в нее другие сведения, которые обязательны в заявлении на выдачу денег под отчет из кассы — срок, сумму и т. п. Если заявления не будет, налоговики могут посчитать, что компания выдала не подотчетные средства, а иные доходы.

В работе с подотчетными суммами принято много изменений. Сначала обновились правила составления заявлений на выдачу подотчетных сумм, затем Минфин запретил перечислять подотчетные суммы на зарплатные карты без особого документа от работников. Разобраться в правилах работы с подотчетными средствами поможет эта статья. У инспекторов часто возникают претензии к операциям с подотчетными средствами. Чтобы снизить риск штрафа, стоит придерживаться трех правил:. На выдачу подотчетных сумм необходимо заявление. Авансовый отчет надо сдать в срок.

Подотчетные суммы: от выдачи до списания. Популярное по теме.

Компания может это сделать в любое время. Сдача авансового отчета. В заявлении сотрудник должен написать, на какой срок он берет деньги. По умолчанию срок составляет три рабочих дня.

1 КоАП РФ. Если работник уехал в командировку, получив перед отъездом наличными суточные, деньги на билеты и гостиницу, а позднее командировка была продлена, можно перевести на его карту дополнительную сумму. Таким образом, работник получит средства под отчет повторно. Поскольку деньги перечисляются по одной и той же командировке, отчитаться за них он должен будет в один день, а составить авансовый отчет нужно в течение трех дней с даты выхода на работу.

Если сотрудник принес товары, но без документов, задолженности перед работодателем не возникает. Ведь компания приходует эти ценности. Значит, у сотрудника не возникает никаких доходов.

На этом настаивают большинство налоговиков. По их мнению, первичные документы для подтверждения подотчетных денег обязательна. Это могут быть кассовые и товарные чеки, накладные, квитанции и т. д. Если работник потерял первичку и написал об этом объяснения, то такой вариант налоговиков не устроит. Доходы, как считают инспекторы, возникают, даже если сотрудник принес товары. Компании могут поспорить с инспекторами.

Выдача подотчетных сумм работникам по заявлению

Судьи на стороне налогоплательщиков (постановления ФАС Центрального округа от 25. 06. 14 № А35-2638/2013, Поволжского округа от 01. 04.

Требование о том, что перед выдачей денег под отчет надо отчитаться за предыдущий аванс, есть только в Указании ЦБ РФ от 11. 03. 14 № 3210-У. Этот документ регулирует порядок расчетов наличными. Так как перечисление денег работнику на карту — это уже безналичные расчеты, требования данного указания здесь не применяются. Компания вправе установить порядок расчетов и определить сроки, когда сотрудники должны отчитаться за суммы, перечисленные на карту. Этот порядок стоит прописать во внутреннем положении.

  • подотчетная сумма и срок, на который она должна быть выдана;
  • подпись подотчетного лица и дата составления документа;
  • отметка бухгалтерии о наличии или отсутствии долга по ранее полученным средствам под отчет;
  • виза от руководителя компании.
  • Главное в выдаче подотчетных сумм сотрудникам – разрешение руководителя компании, которое удостоверяется его подписью. Но вот вопрос: какую подпись можно поставить — собственноручную или факсимильную?

    Но независимо от категории подотчетного лица правила предоставления средств им одинаковы – только на основании заявления! Но как его правильно оформить?

    Как написать заявление на выдачу подотчетных сумм (образец)

    Но важным условием является – заключение гражданско-правового договора именно с физическим лицом, у которого нет регистрации в качестве предпринимателя. Это проистекает из анализа пункта 5 Указания №3210-У. При наличии такого договора разрешается выдача подотчетных сумм работникам, которые находятся вне штата предприятия (предпринимателя).

    Это означает, что во всех остальных случаях использование факсимиле при оформлении кассовых документов, включая и заявление на получение средств под отчет, не допускается. И этот запрет распространяется и на оформление документов предпринимателями.

  • документ оформляется в письменном виде и в произвольной форме, и обязательно на бумажном носителе. При этом не запрещается подготовка данного документа с помощью печатающих средств;
  • пишется на имя руководителя компании (предпринимателя) с указанием ее названия, Ф.И.О. ее руководителя и Ф.И.О. самого подотчетного лица и его должности;
    • в заявлении указывается направление расходования средств, требуемая сумма денег и срок, на который она выдается;
    • заявление подписывается самим подотчетным лицом;
    • в документе обязательно указывается дата оформления заявления;
    • и ставится руководителем (предпринимателем) разрешительная виза. В этой визе проставляется подпись, сопровождаемая Ф.И.О. руководителя, расшифровкой его должности, датой визирования заявления, суммой и сроком, на которые разрешается выдать деньги.
    • Наличие такой конкретики избавит от необходимости придумывать, чем заполнить иные строки авансового отчета, в частности «Табельный номер» и «Структурное подразделение».

      Согласно п.6.3 Указания Банка России №3210-У от 11.03.2014г. выдача подотчетных сумм работникам на оплату расходов, которые связаны с деятельностью предпринимателя или организации, осуществляется только на основании письменного заявления самого подотчетного лица. Но как составить этот документ, если никаких конкретных правил по этому поводу нет?

      А, если руководитель (предприниматель) совмещает должности, выполняя функции кассира? С одной стороны, выдача подотчетных сумм работникам, к которым относится и руководитель компании требует оформления заявления. А с другой стороны, заявление необходимо, как разрешение кассиру на выдачу денег для оплаты расходов предпринимательской деятельности предприятия (п.6.3 Указания №3210-У).

      Таким образом, прежде чем попасть к руководителю организации (предпринимателю), заявление должно быть подано в бухгалтерию: именно там проверяется наличие или отсутствие непогашенной задолженности по подотчетным суммам. И только после этого заявление направляется руководителю (индивидуальному предпринимателю).

      Очень часто для того, чтобы обезопасить себя от претензий налоговых органов, дополнительно организациям (предпринимателям) рекомендуют в Положении о подотчетных лицах сделать уточнение для сотрудников, работающих по гражданско-правовому договору, о распространении на них общих правил выдачи подотчетных сумм и подтверждения их целевого расхода. Без этого можно и обойтись, но лишним не будет.

      Кроме того, есть письмо Минфина РФ №03-02-08/13 от 15.03.10г. В этом письме прямо указывается на недопустимость использования факсимиле при оформлении платежных документов, на доверенностях и иных документах, имеющих финансовые последствия.

      — на приобретение основных средств, нематериальных активов и др.

      Через подотчетное лицо учреждение может осуществить оплату имущества (работ, услуг) другому юридическому лицу или индивидуальному предпринимателю в сумме, не превышающей предельного размера расчетов наличными деньгами, устанавливаемого Центральным банком РФ. В настоящее время предельный размер расчетов наличными деньгами по одной сделке составляет 100 000 руб.[344].

      При осуществлении расчетов с поставщиками и подрядчиками следует учитывать также требования Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».

      Операции по принятию к учету материальных ценностей (работ, услуг), приобретенных через подотчетное лицо, в бюджетном учете отражаются с использованием счета 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» в порядке, указанном в п. 84 Инструкции № 162н (таблица 88).

      — железнодорожных, авиационных, проездных билетов;

      Первичные документы должны быть оформлены на имя учреждения. Приобретение материальных ценностей, принятие выполненных работ и оказанных услуг подотчетным лицом производятся от имени учреждения на основании выданной ему доверенности.

      — торгово-закупочные акты при покупке материальных ценностей у физических лиц и др.

      — акты выполненных работ (оказанных услуг) организаций;

      При осуществлении через подотчетное лицо расчетов с контрагентами (поставщиками, подрядчиками и др.) в качестве подтверждающих документов представляются Квитанции (ф. 0504510) или чеки ККТ, а также иные подтверждающие факт оплаты документы.

      — на оплату расходов по арендной плате за пользование имуществом;

      Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это в соответствии с законом и учредительными документами. При этом требование о проставлении печати на доверенности ГК РФ более не установлено[346].

      — товарные и кассовые чеки магазинов розничной торговли;

      Счет 71 бухгалтерского учета — это активно-пассивный счет «Расчеты с подотчетными лицами», служит для учета выданных подотчетных сумм и возврата неизрасходованных сумм. На предприятиях работникам могут выделяться денежные средства в подотчет на хозяйственные расходы, на покупку материалов или командировочные расходы. Рассмотрим как вести учет расчетов с подотчетными лицами и примеры бухгалтерских проводок по счету 71.

      Установлен 3-дневный срок, когда работник должен отчитаться за полученные подотчетные суммы, вернуть в кассу денежные средства и представить отчет. В случае, если работник не отчитался в установленный срок, то следует удержать полученную им сумму из доходов работника и начислить НДФЛ (ст. 137 ТК РФ). При этом:

      Если задолженность (особенно крупная сумма) за подотчетным лицом долгое время числится в учете, то налоговый инспектор при проверке может переквалифицировать такую выплату в заём или посчитать ее доходом (абз.3 ст.137 ТК РФ) и доначислить НДФЛ.

    • По Дт счета 71 отражаются суммы полученных денежных средств сотрудником;
    • По Кт счета 71 отражается расходование денежных средств.
    • Под авансовый отчет разрешается выдавать деньги только работникам предприятия. Подотчетные суммы выдаются наличными из кассы или перечисляются безналичным путём на банковскую карточку.

      На схеме представлены виды расходов по счету 71 и первичные документы, которые следует прилагать к авансовому отчету:

    • Проконтролировать наличие сальдо у подотчетного лица (по данным регистра БУ). Основание: п.6.3 указаний ЦБ РФ №3210, в котором указано, что запрещается выдавать средства в подотчет неотчитавшемуся сотруднику по ранее полученной сумме.
    • Получить письменное заявление работника в произвольной форме, с отражением основных реквизитов: цель получения, необходимая сумма, срок сдачи отчета, дата. Заявление следует завизировать руководителем компании или уполномоченным лицом.

    Главное правило при выдаче денег, чтобы сотрудник отчитался за полученную ранее подотчетную сумму. На предприятиях, как правило, закрепляют приказом лиц, имеющих право получать в подотчет денежные средства, так как с ними заключается договор о материальной ответственности:

    Все расходы денежных средств сотрудник отражает в авансовом отчете. Сотрудник может потратить подотчетные суммы на приобретение товаров, материалов, ОС, НМА, оплату хозяйственных нужд фирмы.

    Счет 71 в бухгалтерском учете: характеристика и проводки с примерами

    Максимальная сумма выдачи в подотчет законом не предусмотрена, но стоит учитывать, если работник рассчитывается с контрагентами от имени предприятия, то по одному договору можно оплатить не более 100 000 руб.

    Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

    При выплате денег подотчетному лицу следует соблюдать правила:

    — в положении о подотчете непременно укажите, что деньги могут перечисляться на зарплатные карты работников. Более подробно о положении о подотчете читайте здесь ,

    Все чаще компании отказываются от использования наличных денег в своей деятельности.

    Оплата от покупателей поступает на расчетный счет, расчеты с поставщиками происходят по безналу, зарплата перечисляется на карточки сотрудников. Это удобно и выгодно: не нужно ездить в банк, чтобы сдавать или снимать наличные, тратиться на обеспечение безопасности денег, платить комиссию за операции с бумажными деньгами. Как и многие другие операции, расчеты с подотчетными лицами могут происходить в безналичной форме.

    Выдача денег под отчет безналом на карту работника

    — попросите сотрудника написать в заявлении о выдаче денег под отчет, что перечисление должно произвестись на его банковскую карту. О заявлении написано тут

    Законодательство не ограничивает срок, в течение которого подотчетник должен вернуть непотраченные деньги работодателю. Однако этот срок нужно указать в заявлении на выдачу подотчетных средств. Если деньги не вернуть вовремя, налоговики могут переквалифицировать оставшуюся сумму в предоставление займа или выплату вознаграждения сотрудника и доначислить НДФЛ.

    Д10 К60 – 27 350 руб. — приобретены канцтовары,

    Д60 К71 – 27 350 руб. – погашена задолженность перед продавцом канцтоваров,

    Д71 К51 – 30 000 руб. – выдана сумма под отчет,

    Вернуть деньги сотрудник может как наличными в кассу компании, так и путем безналичного перевода. Если в платежном поручении подотчетник не указал, что перечисляемые деньги – возврат неиспользованной подотчетной суммы, он должен это написать в пояснительной записке.

    Долгое время перевод подотчетных сумм на зарплатную карточку сотрудника считался делом рискованным. ИФНС часто расценивала такие перечисления как выплату зарплаты и облагала их НДФЛ. Фонды, в свою очередь, доначисляли взносы. Однако после публикации письма Минфина от 5 октября 2012 г. № 14-03-03/728 ситуация изменилась: фактически министерство разрешило выдавать подотчет безналом.

    ООО «Ключик» 6 ноября 2014 года перечислило на зарплатную карту 30 000 руб. подотчетных денег на покупку канцтоваров Ключкину О.Р. 7 ноября Ключкин приобрел необходимые ТМЦ на сумму 27 350 руб., заплатив за них банковской картой. Того же числа Ключкин предоставил в бухгалтерию ООО «Ключик» авансовый отчет с чеком ККМ, квитанцией от ПКО и слипом терминала, а также накладную и счет-фактуру на имя организации (т.к. Ключкину была выдана доверенность от имени компании). Также 7 ноября Ключкин вернул оставшуюся неизрасходованную сумму наличными в кассу компании.

    — в платежном поручении указывайте назначение платежа так, чтобы было понятно, что выплачивается подотчетная сумма, например: «выдача под отчет на хозяйственные расходы».

    Однако вам удастся штраф оспорит ь Постановление 9 ААС от 06.05.2013 № 09АП-11841/2013-АК . Обычно суды не видят оснований для штрафа в выдаче подотчетных денег не по правилам, так как нарушение здесь есть, а вот ответственности за него нет Постановления 9 ААС от 31.01.2013 № 09АП-34612/2012, от 13.05.2013 № 09АП-10884/2013 .

    Заявления нужно составить на все подотчетные суммы, выданные за предшествующие началу проверки 2 месяца, получить на них подписи работников и директора и сдать проверяющим.

    За более ранние периоды делать заявления не имеет смысла, ведь срок давности по штрафу за «кассовые» нарушения составляет 2 месяц а ч. 1 ст. 4.5 КоАП .

    Посмотрим, чего бояться, если проверяющие обнаружат, что при выдаче денег под отчет вы обходились без заявлений.

    Если срок, на который выдаются деньги, не указан ни в РКО, ни в других документах фирмы (например, в распоряжении директора выдать деньги из кассы и т. п.) и есть другие «подотчетные» нарушения (в частности, выдача новой суммы до погашения задолженности по прежней), суд может принять сторону налоговико в Постановление 9 ААС от 06.03.2013 № 09АП-2451/2013 . У них в этом случае появляется дополнительный аргумент: раз при выдаче денег срок не был установлен, то в тот же день работник обязан был вернуть не истраченные на конец дня деньги обратно в кассу. И эти деньги должны были войти в остаток за день.

    На бухгалтерских форумах можно встретить такой способ обойтись без «подотчетных» заявлений. Расходнику, на котором подотчетник поставил подпись, номер не присваивают и в кассовой книге его не регистрируют. Когда работник приносит документы на покупки, оформляют текущим днем РКО на возмещение его личных расходов, а первоначальный РКО тут же уничтожают. Таким образом, по документам никакой выдачи под отчет нет, а значит, нет и связанной с этим канители с заявлениями.

    • при выдаче денег работнику путем перечисления на карту (корпоративную или зарплатную). Ведь Положение регулирует только работу с наличными. Переведя всю выдачу подотчетных денег в безналичную форму, вы сможете забыть о необходимости собирать заявления с подотчетников;
    • при возмещении потраченных работником личных денег. Ведь это уже не выдача под отчет.
    • <или> порядка хранения свободных (то есть сверхлимитных) наличны х п. 1.4 Положения; Постановление 9 ААС от 06.05.2013 № 09АП-11841/2013-АК . Видимо, налоговики в таких случаях считают, что наличные были выданы из кассы неправомерно, следовательно, должны были остаться в ней. А сумму, превышающую лимит, вы должны были сдать в банк для зачисления на расчетный счет;
    • <или> порядка ведения кассовых операций вообще.
    • Отдельный штраф именно за это нарушение не установлен. Однако налоговики все же могут попытаться оштрафовать вас ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ за нарушение:

      Казалось бы, написать такое заявление несложно. Работник оформляет бумагу: «Прошу выдать мне столько-то на такие-то цели». Директор (либо уполномоченный им работник) своей рукой визирует: «Выдать столько-то на такой-то срок», ставит дату и подпись и передает в касс у п. 4.4 Положения ЦБ от 12.10.2011 от № 373-П (далее — Положение) . Однако многим это кажется бессмысленным переводом бумаги и рабочего времени.

      Что будет за отсутствие «подотчетных» заявлений

      Если налоговики с «кассовой» проверкой уже на пороге, а заявления у вас не оформлялись, помните: вы не должны немедленно отдавать проверяющим все затребованные ими документы. На представление документов отводится 1 рабочий день п. 3 Письма ФНС от 17.10.2012 № АС-4-2/17581; п. 31 Административного регламента, утв. Приказом Минфина от 17.10.2011 № 133н , и вы можете успеть оформить заявления.

      В промежутке между этими событиями в кассе денег меньше, чем указано в кассовой книге. Некоторые считают, что это безопасно даже в случае внезапной проверки, так как наказывается только отсутствие в кассовой книге записей о выручке.