Заполнение трудовой книжки при приеме и увольнении

Блог

Инструкция по заполнению трудовых книжек

При утрате или утере своей книжки сотрудник имеет полное право обратиться с письменным заявлением к работодателю или в кадровый отдел с последнего места трудоустройства о выдаче дубликата, он оформляется в течение 15 дней. Если же в утрате виновата компания, то все обязанности по восстановлению ложатся на нее. Чтобы можно было сделать дубликат, необходимы следующие документы:

Печать организации: ее должен ставить директор или специалист компании, уполномоченный ее использовать. Также необходимо поставить свои подписи тому, кто заполнял, и самому увольняющемуся.

По образцу заполнить титульный лист трудовой книжки очень просто. Для этого нужно вписать определенные данные:

Независимо от того, какие действия совершаются в отношении сотрудника, в фирме у индивидуального предпринимателя или на предприятии вносит изменения специалист кадрового отдела, бухгалтерии, или же сам директор. Правила заполнения трудовой книжки в 2015-2016 г. и образцы для индивидуальных предпринимателей и юридических лиц являются одинаковыми.

Стоит отметить, что ИП или ООО в лице директора не должны заводить данный документ для себя: в ст. 66 ТК РФ установлено, что книжку могут иметь только работники, т.к. стаж предпринимателя отсчитывается с момента регистрации в Налоговой и благодаря денежным поступлениям в Пенсионный фонд.

  • Фамилия, имя, отчество. Их можно посмотреть в паспорте или ином документе, подтверждающем личность.
  • Дата рождения обозначается цифрами: к примеру, 02.10.1990.
  • Образование. Для подтверждения его наличия предоставляется диплом, аттестат, или же справка о неоконченном обучении в том случае, если работник еще является студентом.
  • Специальность. Здесь имеется в виду профессия, полученная в образовательном учреждении.
  • Дата заполнения. Ее можно указывать как полностью цифрами, так и отдельно месяц – прописью.
  • Подписи: они ставятся трудоустраивающимся специалистом и сотрудником, который оформляет книгу.
  • В завершение специалист компании или сам ИП ставит печать.
  • Любые записи вносятся чернилами черного или синего цвета очень подробно, сокращения недопустимы. Сведениям присваивается конкретный порядковый номер согласно разделу.
  • Паспортные данные сотрудника указываются исключительно на титульном листе.
  • Дальнейшие изменения в процессе деятельности необходимо отражать не позднее семи дней с момента издания Приказа директора. Если же работник увольняется, то информация вносится в этот же день с учетом текста Приказа, а также ссылаясь на статью ТК РФ.
  • В весьма необходимый для специалиста документ прописываются корректировки и тогда, когда он был переведен на иную должность:

  • Как и ранее, обозначается номер по порядку, и указывается дата последнего рабочего дня арабскими цифрами.
  • Причины для увольнения: к примеру, если он уходит по своему пожеланию, необходимо ссылаться на п. 3 ст. 77 ТК РФ.
    • Информация о приеме на работу.
    • Получение перевода на другое предприятие или на иную должность.
    • Изменение Ф.И.О. в связи с определенными событиями.
    • Прохождение службы в рядах Армии РФ, МЧС, МВД, ФСКН и других государственных структурах.
    • Повышение квалификации или получение наград.
    • Увольнение работника.
    • Далее все заполняется по хронологии и с учетом предоставленных документов.

      Нельзя указывать в документе данные о регулярных премиях, которые обычно выплачиваются каждый месяц.

      Правила ведения, заполнение титульного трудовой книжки, а также хранения ТК приняты постановлением Правительства РФ от 16.04.03 г. за № 225. Правила обозначены пунктами, в которых излагаются аспекты заполнения трудовых книжек на прием на работу и общие положения работы с ними. Инструкции по их заполнению разработаны Министерством труда и социального развития РФ 10.10.03 г. за № 69.

      При работе посменно или вахтовым методом, а также в других случаях, первый рабочий день сотрудника может наступить в выходной день уполномоченного за оформление трудовых лица. Этот момент не должен вас беспокоить. В соответствии с положением, внесение записи в трудовую может осуществиться в течение недели, но не позднее.

    • номенклатурное делопроизводство;
    • локальные акты;
    • приказы;
    • учётные документы, на которые опирается ведение ТК.
    • Наименование организации вписывается до внесения порядкового номера и даты, то есть, запись заканчивается строчкой выше, чем вносятся основные сведения.
    • В нумерации перед текущим числом порядкового номера не ставится «0».
    • Все сведения и формулировки должны совпадать с данными из приказа, которым лицо принимается на работу. Но в трудовой они имеют более сжатый характер изложения (пункт 10 Правил).
    • При внесении записи в книжку, не ставятся знаки препинания: точки и запятые.
    • В ТК не вносятся непредусмотренные Инструкцией сведения.
    • При записи используются только арабские цифры.
    • об образовании;
    • полученной квалификации;
    • о трудовом стаже и пр.
    • Как правильно сделать запись в трудовую книжку о приеме на работу: вносим по правилам

    • Трудоустраивающийся пишет заявление работодателю, которое он подписывает.
    • На основе подписанного заявления составляется приказ.
    • На основании приказа делается запись в трудовой.
      1. Формализм и лаконичность.
      2. Отсылка к другим сведениям: приказу и ст. ТК РФ, на базисе и со ссылкой на которые сделана запись.
      3. Соблюдение порядковой нумерации вносимых сведений.
      4. Указание даты приёма на работу.
      5. Чёткое обозначение предприятия, которое трудоустраивает специалиста.
      6. Обязательное указание места работы, куда трудоустраивается работник.
      7. Чёткость и разборчивость почерка, отсутствие помарок и ошибок.
      8. Такой подход поможет избежать неверной записи в трудовой книжке и последующих проблем при подсчёте стажа!

        Образец заполнения трудовой книжки на прием на работу:

        Малейшее расхождение на этот счёт может стать проблемой как для владельца трудовой, так и для лица, допустившего ошибку. Тем не менее, допущенную ошибку необходимо исправить немедленно. При этом ни в коем случае не зачёркивайте ошибочную запись и не исправляйте дату другим образом, это – грубое правонарушение. Поступайте следующим образом:

      9. В первой колонке ставится новый порядковый номер, например 7.
      10. Во второй колонке ставится дата, которая соответствует дате в приказе об аннулировании трудового договора. Она совпадает с первым планируемым, но не состоявшимся днём выхода.
      11. В следующей колонке прописываете: «запись за номером 6 считать недействительной в связи с аннулированием трудового договора».
      12. В последнюю колонку внесите исходящие данные приказа, которым аннулирован трудовой договор.

      Заполнение трудовой книжки при приеме на работу — образец:

      При приеме работника составляется текст примерного содержания: «Принят в Ярцевский филиал №1 на должность кондитера».

      Можно ли направлять уведомление о получении трудовой книжки по почте? Узнайте тут.

      Оформление нового документа осуществляется лицу по заявлению и за плату, равную сумме приобретения книжки в местах реализации бланков.

      Перевод лица от одного работодателем к другому оформляется дополнительными документами.

      Даты месяца заполняются арабскими цифрами в двузначном формате, год – в четырехзначном.

      В поле строки производится расшифровка подписи с указанием данных оформителя записи.

      Заполнение трудовой книжки при приеме и увольнении

    • Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 (далее – Инструкция).
    • Правилами заполнения, установленных документом «О трудовых книжках», утвержденных Постановлением Правительства от 16.04.2003 №225 (далее – Правила).

    Подпись в книжке работник ставит только при увольнении.

    Название предприятия должно соответствовать учредительным документам. Если компания зарегистрировала полное и краткое название, в текст вносятся оба наименования.

  • Темными чернилами.
  • На государственном языке.
  • В полном соответствии с приказами.
  • При удостоверении последней у работодателя записи оттиск должен заходить на текст, при этом запись должна быть различима и доступна для чтения.

    Так, частой ошибкой служит наличие отступа при заполнении текстовой части документа.

    Сотрудник отдела кадров должен показать ему запись и объяснить ее суть. Работник должен сам прочитать сделанную отметку, проверить наличие подписи и печати организации, оценить, есть ли в ней ошибки.

    Пример записи в трудовой книжке при увольнении по совместительству:

    Для того чтобы исправить это, необходимо сделать запрос в организацию, где работал работник и попросить их заново оформить запись об увольнении. Если такое действие невозможно, отступите от записи о приеме на работу несколько строк.

    Никто другой больше не в праве ставить свою подпись. Если говорить о том, должна ли присутствовать рядом с записью работника его подпись, то можно ответить отрицательно. Это совсем ненужный элемент, который не требует четкой постановки в том или ином месте, а значит и не нужен вовсе.

    При внесении записей сотрудник отдела кадров должен максимально грамотно подбирать выражения, не отступая от Трудового кодекса нашей страны.

    Пример записи в трудовой книжке при увольнении в порядке перевода:

  • увольнение по собственному желанию.
  • Увольнение по соглашению сторон.
  • Увольнение в связи с сокращением штата.
  • Увольнение по совместительству.
  • Увольнение в связи с ликвидацией предприятия.
  • Отпуск с последующим увольнением.
  • Увольнение в порядке перевода.
  • Дальше, в четвертой колонке вы указываете номер приказа, на котором основано данное решение о внесении записи. Вы пишите слово приказ и ставите номер и дату приказа, изданного по организации.
  • Не забывайте, что на этом запись в трудовой не заканчивается. Для того, чтобы запись имела законную силу, ее подтверждают печатью организации, а также подписью работодателя.

    Положение печати в трудовой книжке играет важную роль. Если ее положение неправильно – это грозит переделыванию записи. Печать должна находиться ровно под записью о приказе и ставится так, чтобы не преграждать буквы приказа.

  • Если предыдущая запись гласила о принятии вас в данную организацию, то вы можете начинать запись об увольнении, не указывая название организации.
  • Если же в предыдущей записи внесено указание на другого работодателя, то есть работа по совместительству, то наименование организации с которой вы увольняетесь, также стоит указать.
  • Далее, после этого в этой же строчке вы начинаете свою фразу со слова уволен, а дальше поясняете по какой причине. Это может быть собственное желание или же несоблюдение порядка, главное, чтобы причина была указана в соответствии с трудовым законодательством и записать её без ошибок.

    Но помимо этого существует целый перечень вопросов, касаемых получения трудовой, который также следует изучить, прежде чем что-то предпринять.

    Увольнение госслужащего происходит по таким же правилам, как и работников с других должностей.

    Правильное заполнение трудовой книжки при увольнении: образец оформления, исправление записей и проставление печати

  • В первой колонке слева пишется соответствующий порядковый номер, который следует за предыдущей записью.
  • В другой колонке ставится число, которое соответствует дате внесения записи об увольнении.
  • В следующей, самой большой колонке пишется информация о увольнении. и